La buena organización de una empresa es clave para su buen rendimiento, pero la estructura organizativa no debe tomarse como un esquema fijo sino como un marco capaz de evolucionar a medida que las necesidades de la compañía cambian.

A menudo, las pequeñas y medianas empresas crecen en facturación y empleados, pero sus estructuras internas se quedan estancadas en el formato original volviéndose lentas e inoperativas. Es habitual que en estos casos el empresario o gerente no tenga el tiempo, el conocimiento o la visión de campo necesaria para detectar dónde se encuentran los problemas y cómo solucionarlos. Es aquí donde se hace imprescindible contar con una consultoría de negocio capaz de poner orden en la estructura y procesos de la compañía.

Señales de que tu empresa necesita una reorganización

El primer paso para solucionar un problema es identificarlo, por eso, todo empresario o gerente debe saber detectar las señales que indican la necesidad de hacer ajustes organizacionales en su empresa. Estos son algunos de esos indicativos:

• Los procesos operativos de la empresa son cada vez más lentos.
• Hay problemas de comunicación entre departamentos.
• Desciende de la productividad sin un motivo claro.
• La empresa factura más pero los márgenes de beneficio son menores por el aumento de costes internos.
• Aparecen dificultades para aceptar nuevos clientes o proyectos porque la estructura de la empresa no lo soporta.
• Se nota lentitud en la adaptación a las novedades del mercado, lo que reduce la competitividad de la empresa.
• Existen dificultades para adaptarse a nuevas regulaciones normativas.

Reestructuración organizacional paso a paso

Una vez advertidas las señales, no hay que perder tiempo para ponerse en contacto con una consultoría de negocios experta que llevará a cabo un proceso de varias fases destinada a optimizar la estructura de la empresa:

1. Análisis organizacional: investigar el problema

Un buen consultor de negocios se encargará de indagar mediante distintas técnicas cuál es la situación real de la empresa:

• Entrevistas al equipo.
• Recopilación de datos.
• Revisión de flujos de trabajo.
• Mapeo de la estructura organizativa real vs la oficial.

• El diagnóstico organizacional: qué falla y por qué falla

El resultado de las indagaciones del consultor obtendrá una serie de conclusiones como, por ejemplo:

• Cuellos de botella: Qué pasos del proceso o qué sistemas de aprobación ralentizan la puesta en marcha de determinadas acciones.
• Duplicidad de funciones: Dos o más personas o departamentos realizan una misma tarea sin saberlo.
• Tareas esenciales sin asignación: Trabajos que se quedan en el limbo porque no está claro a quién corresponden.
• Falta de claridad en los roles: Existe confusión en quién debe hacer o aprobar qué.
• Software o las herramientas están desaprovechados: Se ha invertido en programas o herramientas a las que no se saca partido por desconocimiento o mala utilización.
• Los canales y procesos de aprobación no son eficaces: Los procesos a seguir para lograr llevar a cabo determinadas tareas o proyectos se han vuelto lentos o confusos.

• La solución: reestructuración organizacional

Una vez detectados y delimitados los problemas, la consultoría de negocio propondrá una reestructuración, teniendo en cuenta siempre que la reestructuración no es un síntoma de fracaso, al contrario, se trata de una estrategia de crecimiento y, en contra de lo que muchos pueden pensar, no tiene por qué implicar la eliminación de puestos de trabajo, sino que puede proponer soluciones como:

• Optimizar y reubicar el talento.
• Crear nuevos roles o aclarar las responsabilidades y tareas de los existentes.
• Crear, fusionar o separar áreas clave.
• Establecer procesos más eficientes o automatizar los existentes.
• Alinear al equipo con los objetivos de negocio.
• Aplanar la estructura reduciendo niveles jerárquicos intermedios y así acelerar la toma de decisiones.
• Eliminar departamentos estancos y establecer estructuras matriciales o por proyectos, productos o clientes específicos.
• Centralizar o descentralizar la toma de decisiones.
• Diseñar nuevos sistemas de incentivos.
• Proponer la externalización de procesos o tareas.

• Seguimiento y evaluación

Puesto que, como hemos señalado, la estructura organizativa de una empresa no es un cuadro fijo, la reestructuración tampoco debe serlo y debe estar sujeta a un seguimiento y evaluación periódico para confirmar que cumple con los objetivos definidos.

Con este fin, la consultoría de negocio mide el desempeño de la compañía mediante indicadores clave, evaluando la productividad, la eficiencia operativa y la adaptación de los equipos a sus nuevos roles. Si se detectan desviaciones frente al plan original, los consultores proponen ajustes correctivos continuos.

Además, los consultores analizan y evalúan la adopción de la cultura interna por parte de los empleados y el clima laboral existente para identificar resistencias o vacíos de gobernanza.

MOORE España es una firma de servicios profesionales de carácter multidisciplinar que cuenta con un área especializada en la Consultoría de Negocios. Los profesionales de MOORE aplican su conocimiento local y global para ayudar a las empresas a alcanzar sus metas, entendiendo los problemas y desafíos a los que se enfrenta cada negocio y trabajando mano a mano con empresas de todos los sectores para asesorarles sobre sus estructuras de gobierno y su estructura organizacional.