En el ámbito empresarial se denomina comúnmente back office al conjunto de actividades administrativas que dan apoyo a un negocio. Se trata de funciones que se definen por oposición al front office, que engloba aquellas áreas que tienen un contacto directo con el cliente.

Dentro de las actividades a las que nos referimos por back office se incluyen, por tanto, aquellas relacionadas con la gestión interna de una empresa, como puede ser la elaboración y recopilación de facturas, las compras y pagos a proveedores, o la gestión de nóminas.

Debido al gran volumen de trabajo que suponen estas tareas administrativas, en muchas pequeñas y medianas empresas se opta por externalizar algunos servicios para reducir costes y optimizar tiempo. Se trata de un servicio que ofrece MOORE a sus clientes a través de su área de Outsourcing, en la que profesionales de distintos ámbitos con la experiencia y conocimiento adecuados, gestionan este tipo de funciones. Pero la actividad de back office también tiene especial importancia en el servicio de auditoría de MOORE.

El servicio de back office de auditoría de MOORE

Luis Manuel Rodríguez Ruano, socio de auditoría de MOORE, señala que la metodología de trabajo de la firma es clave como “elemento diferenciador” en el servicio prestado. Esta metodología consiste en la coordinación previa con los clientes para el envío de información de acuerdo a un calendario; y en unos equipos de trabajo con un planning escrupulosamente organizado para cumplir con las fechas.

El primero de esos equipos clave es el back office de auditoría, que, tal como nos explica Macarena Sánchez-Crespo, trabajadora en MOORE: “Es la unidad que lleva a cabo tareas como la solicitud, organización y gestión de documentación de clientes y desde la que parte todo el trabajo del equipo de auditoría”.

Así, el back office de auditoría de MOORE trabaja según procedimientos implantados que dan soporte y cobertura a los auditores y dan confianza al cliente sobre la rigurosidad de los datos. Se trata efectivamente un elemento diferenciador con respecto a otras compañías, ya que no es habitual en las firmas de servicios profesionales.

Además, las tareas de esta unidad van mucho más allá y, como comenta María Fe García, administrativa del departamento de auditoría: “Desde el departamento de back office, entre otras funciones, se encargan de llevar a cabo las revisiones de las cuentas justificativas de subvenciones y proyectos financiados. Realizando las revisión de todos los gastos imputados por los clientes a los proyectos, y siguiendo la normativa y las directrices fijadas para cada proyecto por el órgano concedente”.

En este momento MOORE trabaja en más de sesenta proyectos de este tipo, para clientes muy diversos y diferentes órganos concedentes, en los que además se realizan tareas de asesoramiento técnico, dando pautas concretas sobre qué tipo de documentación e información facilitar para recibir una subvención según el organismo que la conceda.

Si, como hemos comentado, las tareas administrativas regulares de una empresa suponen una gran carga de trabajo, el volumen excepcional que representa una auditoría o la solicitud y justificación de una subvención, suponen un esfuerzo extraordinario y delicado que conviene dejar en manos de expertos como los profesionales de MOORE.