Todas las empresas, ya sean sociedades anónimas, de responsabilidad limitada o incluso sociedades extranjeras con presencia en nuestro país, están obligadas a elaborar sus cuentas anuales y depositarlas en el Registro Mercantil. El incumplimiento de este requisito dentro de los plazos legales puede acarrear importantes sanciones para la compañía, por lo que es esencial conocer el vencimiento de estas obligaciones y su repercusión.

De acuerdo con el artículo 279 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (TRLSC), las empresas tienen obligación de inscribir sus cuentas anuales en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a la aprobación de las mismas. Esto significa que en el caso de las empresas que cierran su ejercicio el 31 de diciembre, este plazo expira el 31 de julio del año siguiente.

El incumplimiento de este requisito en el plazo legal puede suponer el cierre registral de la empresa (según el artículo 282 del TRLSC), lo que supondría la imposibilidad de inscribir los actos de una sociedad en el Registro Mercantil. Esta medida acarrea consecuencias para el funcionamiento de una compañía por la imposibilidad de depositar las decisiones adoptadas por sus órganos de gobierno, además de tener que hacer frente a posibles sanciones o actos contra sus administradores, y el perjuicio en la imagen de la compañía frente a terceros.

Además, la falta de depósito de cuentas en el plazo legal, también acarrea la imposición de multas por importes de entre 1.200€ y 60.000€. Y cuando la sociedad o el grupo de sociedades tengan un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.

La cuantía de la sanción dentro de estos rangos se determina en función del valor de las partidas del activo de la compañía o de la cifra de ventas de la entidad, a razón de 0,5 por mil, según la declaración presentada ante la Administración Tributaria. En caso de no aportar la declaración, el importe de la multa corresponde al 2% del capital social.

Sin embargo, en los casos en los que las cuentas anuales se depositasen con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se aplica en su grado mínimo y con una reducción del 50%.

El papel del ICAC y las presentaciones fuera de plazo

El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) es la entidad que tiene atribuida la competencia de sancionar por el incumplimiento del depósito de las cuentas anuales, previa instrucción del expediente sancionador conforme al procedimiento reglamentario.

El ICAC obtiene la información sobre las empresas incumplidoras en el ejercicio anterior de la declaración anual que presenta la Dirección General de los Registros y del Notariado (actualmente de Seguridad Jurídica y Fe Pública). Esta declaración se presenta el mes de febrero de cada año con datos a 31 de diciembre del año anterior.

Este escalado de fechas, permite que las empresas que hayan incumplido el plazo del 31 de julio, estén a tiempo de presentar sus cuentas sin sanción hasta el 31 de diciembre, según explica el propio ICAC en una de sus publicaciones sobre consultas más relevantes:

en el caso de que las cuentas anuales de un ejercicio X se presenten fuera de plazo, pero antes del 31 de diciembre del ejercicio X+1 (en el supuesto de ejercicio económico de año natural) no sería aplicable el cierre registral (…) y aunque (…) se produciría un incumplimiento susceptible de sanción por este Instituto (…) dicha sociedad no constaría como incumplidora en la relación de sociedades incumplidoras que anualmente remite la Dirección General de registros, listados en los que tan solo constan las sociedades que persisten en sus incumplimientos a 31 de diciembre del año X+1

Estas sanciones prescriben a los tres años, con independencia de que la sociedad tenga o no actividad o de que se trate de cuentas anuales individuales o consolidadas, en cuyo caso la multa recaerá sobre la sociedad dominante del grupo.

MOORE España trabaja de forma continua con sus clientes empresa para asegurar que sus cuentas estén correctamente formuladas y sean presentadas de manera puntual en el Registro Mercantil, pero si a una empresa, por cualquier motivo, se le ha pasado  el plazo voluntario de presentación oficial, también puede acudir a MOORE España para que sus profesionales le asesoren y ayuden a formular y presentar las cuentas antes de que el ICAC inicie el expediente sancionador.