Auditoría de cuentas: ¿Cómo prepararse para una auditoría?
El término “auditoría” puede asustar a muchos empresarios que temen pasar sus cuentas a examen por el miedo a encontrar alguna irregularidad que les deje en evidencia frente a las autoridades o terceros interesados. Cuando una empresa lleva al día sus cuentas con ayuda de asesores contables no tiene nada que temer, pero en cualquier caso se puede facilitar y agilizar este proceso con algunos sencillos pasos para prepararse para la auditoría.
Empecemos por los conceptos básicos: Una auditoría de cuentas es una revisión sistemática de las cuentas y la situación financiera de una compañía. Se trata de una inspección detallada de la documentación económica y contractual de una empresa para verificar que la información aportada en sus estados financieros se corresponde con la realidad y está reflejada de acuerdo a los estándares y normas aplicables o, en su caso, identificar contradicciones, problemas o riesgos.
Estas auditorías puede ser internas, cuando son llevadas a cabo por miembros de la compañía, o externas, cuando dependen de un auditor independiente. Las auditorías externas son obligatorias para determinadas empresas si cumplen ciertos criterios de volumen de activos, cifras de negocio o número de empleados. En estos casos, la empresa está obligada por ley a contactar con una firma de auditoría para poner en sus manos la documentación financiera y someterse al proceso de revisión.
En cualquiera de los dos casos, una auditoría es siempre una herramienta útil para conocer el estado real de las finanzas de una compañía y es conveniente y necesario que tanto la dirección como los trabajadores de la empresa faciliten la labor de los auditores.
Cómo prepararse para una auditoría
Si se han llevado a cabo las tareas de contabilidad con rigor, todo estará en orden y la auditoría de cuentas será un trámite sencillo y rápido. Sin embargo, tanto si se trata de una revisión obligatoria como si es voluntaria, hay algunos pasos útiles que puede llevar a cabo la empresa para prepararse para la auditoría de cuentas y lograr que el proceso sea más ágil e interrumpa lo menos posible el trabajo diario de la compañía:
- Planificación: En primer lugar es necesario entender los requisitos y necesidades de la auditoría y planificar los plazos y recursos necesarios para ella.
- Organización interna: Se debe designar un responsable dentro de la compañía (o, en su caso, un equipo), encargado de coordinador el proceso de revisión, facilitar la recopilación de la información requerida por los auditores y atender a sus necesidades.
- Preparación de la información: Toda compañía debe tener su información financiera en orden, pero este requisito es fundamental cuando se aproxima un proceso de auditoría de cuentas. Es conveniente revisar que los estados financieros están completos y actualizados, así como todos los libros de cuentas, y cualquier material de apoyo que sea necesario, como facturas o contratos. Una empresa que cuente con un asesor contable (link a artículo de Contratar asesor contable) o que haya externalizado su contabilidad contará con esta información de manera ordenada y accesible.
- Revisión interna previa: Como paso derivado del anterior, una auditoría o revisión interna previa, permitirá identificar y corregir errores o discrepancias con antelación para poder presentar una documentación más veraz.
- Comunicación: Es conveniente comunicar la visita del auditor a todos los empleados y, en especial, es necesario informar a aquellos con tareas financieras o administrativas de manera que puedan prepararse para responder cualquier duda o consulta de los auditores.
- Entrega de la documentación: La entrega de documentación a los auditores debe realizarse de manera ordenada y organizada para facilitar su revisión y, sobre todo, con el tiempo suficiente para que los auditores puedan realizar su trabajo con precisión y resolver todas las dudas que puedan surgir.
- Acceso a la información: El auditor de cuentas o el equipo de auditoría necesitará acceder a los sistemas utilizados por la compañía para registrar la contabilidad, por lo que la empresa debe garantizar el acceso al mismo. Ya sean archivos Excel en la red interna de la compañía o programas de software financiero más elaborados y/o específicos, conviene preparar con antelación el acceso para evitar incidencias tecnológicas que provoquen retrasos en la tarea de revisión.
- Reunión con los auditores: Todos los pasos anteriores pasan por una o varias reuniones de planificación y coordinación con el equipo de auditoría para discutir el alcance de la auditoría, el calendario, o las necesidades y requisitos específicos que vayan surgiendo.
El servicio de auditoría de MOORE España cuenta con profesionales capaces de realizar auditorías basadas en el conocimiento completo de las operaciones de la entidad auditada, sus sistemas y controles, y el entorno en el que opera. Además, como expertos en consultoría de auditoría, también pueden asesorar sobre el control interno o preparar a las empresas para la auditoría de un tercero, ya sean pequeñas y medianas empresas con recursos humanos limitados, o grandes organizaciones con estructura internacional.
