Entre las novedades normativas que afectarán a las empresas en 2026 hay una que aún no está aprobada, pero se prevé que entre en vigor a lo largo del año y afecte a la administración de personal de las compañías. Se trata de control horario digital y te contamos en qué consiste para que puedas estar preparado.

El control horario de los trabajadores

La normativa de control horario consiste en la obligación de las empresas de registrar las horas de trabajo diarias de sus empleados con el objetivo de garantizar el cumplimiento de la jornada laboral establecida y prevenir el fraude o la explotación laboral.

El registro de control horario es obligatorio desde la aprobación del real decreto ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo y consiste principalmente en los siguientes puntos:

• Las horas de jornada de cada trabajador deben registrarse día a día con sus horas de inicio y fin y sumarse mensualmente.
• La empresa debe comunicar los cómputos de horas trabajadas por cada empleado junto con el salario, y los registros deben estar disponibles de forma inmediata en el centro de trabajo tanto para los propios empleados como para sus representantes y la inspección de trabajo.
• La empresa debe conservar los resúmenes de las horas trabajadas durante un plazo mínimo de 4 años.
• Los trabajadores a tiempo parcial no podrán realizar horas extraordinarias salvo excepciones de carácter grave o urgente.

Esta ley ya obliga a todas las empresas sin importar su tamaño, sector o número de empleados y afecta a todos los trabajadores independientemente de que su jornada sea completa o parcial, que sea flexible, o cualquiera que sea el lugar de trabajo, incluido el teletrabajo o el itinerante. Las únicas excepciones se refieren a los empleados pertenecientes a la alta dirección, a los autónomos en lo que respecta a sus propias horas de trabajo, y ciertos colectivos especiales.

Entonces ¿qué cambia con la nueva ley? En pocas palabras, ya es obligatorio registrar el horario de jornada, lo que está pendiente de aprobar es la forma de hacerlo.

¿Qué cambia con el registro horario digital?

La ley de control horario en vigor permite libertad para elegir el método de registro, sin embargo, siete años después de la entrada en vigor de la norma, se pretende modificar la regulación para obligar al registro digital con la intención de avanzar en la digitalización de los procesos administrativos de las empresas y, sobre todo, con el fin de facilitar un mayor control y supervisión por parte de la administración y evitar así el fraude.

De esta manera, a partir de la aprobación de la nueva normativa dejarán de ser considerados válidos los registros en papel u otras opciones manuales, pero tampoco serán válidas las hojas de cálculo que no tengan trazabilidad. El nuevo control horario deberá realizarse mediante un programa informático con las siguientes características:

• El sistema de control horario debe permitir el acceso remoto y en tiempo real a los datos contenidos en el registro por parte de la inspección de trabajo.
• El software utilizado deberá garantizar la trazabilidad e inalterabilidad de la información, es decir, que debe registrar los accesos para introducir datos y garantizar que no han sido modificados a posteriori.

Además, se prevé que la nueva normativa establecerá sanciones más elevadas que las actuales y se contabilizarán por trabajador y no por el conjunto de la empresa, ascendiendo hasta 10.000€ de multa por empleado.

¿Cuándo entrará en vigor el control horario digital?

El control horario digital formaba parte de la ley de reducción de la jornada laboral con el objetivo de garantizar y verificar el cumplimiento de 37,5 horas semanales. Sin embargo, la reducción de jornada que debía entrar en vigor de forma paulatina en 2026 fue rechazada en el Congreso el pasado mes de septiembre, por lo que el control horario digital también quedó en suspenso y se prevé que en los próximos meses sea separado del marco de reducción de jornada y se apruebe de forma independiente. 

El servicio de Asesoramiento Laboral de MOORE España ayuda y guía a sus empresas cliente en todos los aspectos relativos a la administración de personal, desde la elección del convenio colectivo a la aplicación de cotizaciones a la seguridad social pasando por la selección de personal o la mediación en conflictos laborales. A esta labor se añade el asesoramiento jurídico-laboral en la implantación de cualquier normativa que suponga un cambio en las relaciones laborales y procesos de la empresa.