Cada vez es más frecuente ver o escuchar campañas de publicidad sobre programas adaptados Verifactu, el nuevo sistema de facturación implantado por la Agencia Tributaria que aún genera dudas y numerosas consultas a las asesorías fiscales y contables. Por eso queremos explicarte en qué consiste Verifactu, cómo afectará a tu empresa y cuándo será obligatorio.

Como ya avanzamos a principios de año, la Agencia Tributaria lleva tiempo ultimando la implantación de un nuevo sistema de facturación en nuestro país con el fin de avanzar en la digitalización de la administración empresarial y, sobre todo, luchar contra el fraude fiscal.

Con estos objetivos se aprobó en 2023 una nueva normativa de sistemas informáticos de facturación (SIF) que, en términos generales, obliga a crear softwares de facturación homologados por la administración para que sean capaces de generar las facturas con una serie de elementos de seguridad y control, y que permitan su envío o consulta digital por parte de la Agencia Tributaria.

VERI*FACTU es el término que emplea el reglamento para referirse a una de las dos modalidades de cumplimiento de la norma: la remisión de los registros de facturación, de forma  simultánea a su generación, a la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Pero Verifactu es también el nombre con el que se conoce coloquialmente al propio reglamento que regula los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación.

¿Cómo afecta Verifactu a la facturación de tu negocio?

A partir de la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación, todas las empresas y profesionales sujetos deberán utilizar sistemas de facturación compatibles con Verifactu. Es decir, todos aquellos profesionales o empresas que aún generen facturas a mano o utilicen programas sencillos como Excel o Word para la creación de sus facturas, deberán cambiar su forma de facturación por un sistema digital homologado.

De la misma forma, todas las empresas que actualmente ya utilizan programas informáticos de facturación deberán asegurarse de que esos programas se adaptan al nuevo reglamento o contratar nuevos sistemas que permitan la generación de facturas electrónicas con los nuevos requisitos.

Los nuevos sistemas homologados de facturación deben cumplir una serie de especificaciones técnicas establecidas en una orden ministerial aprobada en octubre de 2024 que garantizan la inalterabilidad y la trazabilidad de esas facturas. De acuerdo con esta orden, el software o aplicación de facturación utilizado por la empresa o autónomo debe contar con una declaración responsable del proveedor de servicios de que cumple con los requisitos técnicos entre los que se encuentran los siguientes:

• Debe incluir una serie de campos para datos obligatorios que no se podrán modificar una vez emitida la factura.
• Debe generar un registro de facturación al expedir, rectificar o anular cada factura.
• Debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
• Debe tener capacidad de remitir datos de forma automática a la administración tributaria (de forma voluntaria), acompañada de una serie de medidas de control y seguridad como la huella digital de sus datos, la información del registro anterior (para evitar omisiones) y la firma electrónica del emisor.
• Debe guardar de forma segura todos los registros para permitir su consulta por parte de la Agencia Tributaria.
• Debe garantizar el cumplimiento de las características de seguridad y control mediante elementos como código QR o Hash encadenado.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu y cuándo será obligatorio?

El nuevo sistema Verifactu será obligatorio para todos los contribuyentes que realicen actividades económicas y profesionales, tanto empresas sujetas al Impuesto de Sociedades como autónomos sujetos al IRPF, con la excepción de los territorios forales de Navarra y País Vasco que cuentan con sistemas propios de control, y las empresas ya sujetas al sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).

De acuerdo con la normativa, los productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación deben ofrecer sus productos adaptados al reglamento en el plazo de nueve meses a partir de la entrada en vigor de la orden ministerial que los regula y que fue aprobada el 17 de octubre. Por tanto, todos los nuevos sistemas deben estar ya adaptados a partir de julio de 2025.

Sin embargo, aunque el decreto aprobado en 2023 establecía como fecha de adaptación por parte de las empresas el 1 de julio de 2025, el Real Decreto 254/2025 amplió el plazo para facilitar la adaptación, de manera que no será obligatorio hasta el 1 de enero de 2026 para los contribuyentes del Impuesto de Sociedades y el 1 de julio de 2026 para el resto de empresas y autónomos. 

A pesar de la ampliación de plazos, el sistema de facturación de una empresa no es un tema menor que se pueda dejar para el último momento ya que no solo afecta a la generación de los documentos en sí, sino también al proceso de consolidación de facturas para su contabilidad. Es por esto que las empresas deben prepararse con antelación y consultar con su asesoría fiscal y contable para que garantizar una transición sin problemas. El servicio de Asesoramiento fiscal y contable de MOORE España asesora a sus clientes acerca de las nuevas regulaciones que afectan a la administración cotidiana de las compañías desde un enfoque global, de manera que pueden guiar a las empresas en aspectos como la Consultoría TI para la implantación del sistema de facturación más apropiado o la externalización de la contabilidad, incluyendo facturación a cargo del servicio de Outsourcing de la firma.