El busines process outsourcing o BPO se puede traducir de forma literal como “la externalización de procesos de negocios” y tiene lugar cuando una compañía subcontrata los servicios de terceras empresas especializadas para llevar a cabo tareas administrativas propias.  

Si lo reducimos a su expresión más básica, una empresa se define como una organización que se dedica a la producción de bienes o la prestación de servicios a cambio de retribuciones económicas con fines lucrativos. Sin embargo, sabemos que nada es tan simple y que toda empresa tiene la obligación de realizar un conjunto de tareas administrativas que, a pesar de ser ajenas el negocio en sí, son indispensables para su funcionamiento y supervivencia.

Dentro de estas tareas encontramos distintas funciones que podemos englobar en dos grandes bloques: el denominado front office, que agrupa todas las tareas relacionadas con el cliente final como puede ser el marketing de venta o la atención al cliente; y el back office en el que se incluyen los procesos administrativos de contabilidad, nóminas, o gestión tecnológica. Todos estos procesos o tareas son susceptibles de ser externalizados para optimizar la gestión de la empresa.

Y es que uno de los grandes retos de cualquier compañía es crear estructuras de personal capaces de llevar a cabo este tipo de trabajos de forma interna, una opción costosa y compleja, en especial cuando hablamos de pequeñas y medianas empresas. Por este motivo el business process outsourcing es una opción cada vez más generalizada en empresas de todos los sectores y tamaños.

Beneficios y riesgos del business process outsourcing

El business process outsourcing proporciona a las empresas una serie de beneficios entre los que podemos destacar los siguientes:

• La reducción de costes: al subcontratar los servicios se ahorra el coste de crear infraestructuras de personal propio (salarios, formación, riesgos, ubicación, etc), pero también la contratación de software o herramientas necesarias para llevar a cabo esas tareas.
• Profesionalización: la externalización permite poner las tareas en manos de empresas y profesionales especializados en ese tipos de procesos y con acceso al conocimiento y herramientas óptimas para llevarlo a cabo de la manera más eficiente posible.
• Flexibilidad: los proveedores cuentan con mayor flexibilidad para añadir o apartar recursos dedicados a esas tareas según las necesidades de la empresa en cada momento.
• Enfoque en el negocio: la externalización de tareas administrativas “ajenas” a la misión de negocio de la empresa permite a los empresarios y su equipo enfocarse en aquellas actividades que afectan directamente al desarrollo y crecimiento de la compañía.   

Sin embargo, a pesar de las claras ventajas que proporciona el business process outsourcing, la empresa que desee plantear la externalización de procesos básicos debe tener en cuenta determinados riesgos como pueden ser:

• La pérdida de control que supone dejar tareas administrativas relevantes en manos de terceros.
• Los riesgos de seguridad al compartir información fiscal y contable de gran relevancia con terceros.
• La dependencia hacia los proveedores en caso de que fallen en su compromiso de trabajo por cualquier motivo.

Para evitar estos riesgos es imprescindible ser muy cuidadosos en la elección de proveedores y escoger empresas con solvencia y experiencia para poner en sus manos funciones que, si bien no son las que sostienen el negocio, son de vital importancia para su mantenimiento.

El business process outsourcing de MOORE España

MOORE España es una firma de reconocido prestigio que ofrece servicios de consultoría y auditoría a una gran diversidad de clientes, autónomos o empresas de distinto tamaño y variados sectores de actividad. A través de su área de Outsourcing, MOORE ofrece servicios de externalización de procesos como la contabilidad, la gestión de nóminas, el cumplimiento tributario y otras actividades administrativas como procesos de facturación, registro de cobros, pagos a proveedores, control de saldos bancarios, a los que podemos añadir las auditorías voluntarias. Este trabajo de gran relevancia se realiza mayoritariamente para pequeñas y medianas empresas, pero también para grandes corporaciones que prefieren externalizar el servicio contable en un despacho con la experiencia y el conocimiento de MOORE y poder así orientar sus recursos y esfuerzos en las áreas más estratégicas.