Entre todos los servicios que ofrece una asesoría fiscal a un empresa o profesional autónomo, uno de los más relevantes consiste en asesorar sobre qué gastos deducibles pueden o no incorporar a sus cuentas para reducir la carga fiscal en el momento de pagar impuestos.

Se trata de un aspecto clave de la contabilidad y el asesoramiento fiscal porque, aunque pueda parecer un asunto sencillo, es necesario seguir al pie de la letra la normativa fiscal para evitar caer en fallos contables que puedan impulsar una inspección de Hacienda o, por el contrario,  perder margen de beneficio por no saber imputar todos los gastos correctamente. 

¿Qué son los gastos deducibles?

Una norma básica y lógica de los impuestos aplicables a las actividades económicas consiste en que el impuesto se carga sobre el beneficio neto de dicha actividad y no sobre el volumen de negocio. Para calcular este beneficio neto se debe restar a los ingresos todos los gastos que han sido necesarios para obtenerlos.

Dicho en otras palabras: los gastos fiscalmente deducibles de un negocio son todos aquellos gastos que la normativa reconoce como justificables y permite descontar a los ingresos obtenidos para determinar la base imponible de un determinado impuesto.

¿Qué gastos se consideran fiscalmente deducibles?

Para que un gasto pueda ser considerado deducible a ojos de la administración fiscal debe cumplir ciertas características:

• En primer lugar, debe ser considerado un gasto necesario para el desarrollo de la actividad económica sin el cual no podrían haberse obtenido sus beneficios.
• Debe ser un gasto propio, es decir, abonado por el contribuyente, ya sea particular o empresa, y no por un tercero.
• Además, debe ser fehaciente, esto es, demostrables mediante un documento como una factura legal u otro justificante aprobado por la administración.
• Dicho gasto debe estar convenientemente contabilizado y figurar en los libros de cuentas como tal con todos su detalles y fecha de operación.  

Existen muy distintos tipos de gastos deducibles según su tipología y algunos de los más comunes son los siguientes:

• La compra (o variación) de existencias necesarias para la elaboración de productos de venta, es decir, las materias primas.
• La compra de otros consumos de explotación que, aunque no son necesarios para producir los productos de venta de la compañía, son necesarios para el desarrollo del negocio como, por ejemplo, el material de oficina.
• Los sueldos y salarios de los empleados.
• Las cuotas y cotizaciones a la Seguridad Social y aportaciones a mutualidades o sistemas de previsión social tanto de empleados como del titular de la actividad.
• Las dietas y asignaciones de viajes del personal empleado y otros gastos de personal.
• Los arrendamientos y cánones como los alquileres de locales, maquinaria o vehículos, pero también el pago de licencias sobre productos tecnológicos, marcas, obras artísticas, etc.
• Los costes de reparaciones y conservación de locales, vehículos o maquinaria.
• Los suministros como la electricidad, agua, gas, telefonía e internet.
• Los servicios de profesionales independientes como, por ejemplo, los de la propia asesoría fiscal, abogados, consultores, freelances, etc.
• Las primas de seguros de locales, vehículos, salud, etc.
• Los tributos fiscalmente deducibles como el IBI de locales o impuesto de circulación de vehículos de empresa.
• Los intereses de deudas y otros gastos financieros.
• La amortizaciones de inmuebles, maquinaría, equipos informáticos, etc.
• Los Incentivos al mecenazgo y gastos en actividades de interés general catalogadas como deducibles.
• Los saldos de dudoso cobro, provisiones, incentivos, etc.

A la hora de elaborar los libros de cuentas de una empresa o profesional, la asesoría fiscal y contable identificará cada gasto dentro de su tipología correspondiente para luego agruparlos en la declaración fiscal según el criterio de la administración.

Gastos deducibles para autónomos

En el caso de los profesionales autónomos, la administración puede ser más exigente a la hora de inspeccionar y diferenciar entre los que pueden ser considerados gastos deducibles y cuáles son gastos personales, o qué porcentaje de cada gasto puede adjudicarse a cada categoría.

Por ejemplo, un autónomo que utilice un espacio de su propia casa como oficina, podrá deducirse gastos como el porcentaje de los recibos de suministros o del alquiler de vivienda correspondiente a ese espacio. Lo mismo ocurre con aquellos que utilizan un vehículo tanto para su trabajo como para sus desplazamientos personales, pero también un teléfono o un ordenador. Por otra parte, a los autónomos se les permiten incluir en su declaración un porcentaje de “gastos de difícil justificación”. Para evitar la ambigüedad en cuanto a la catalogación de los gastos es necesario contar con asesores fiscales expertos que puedan aplicar el criterio correcto aprobado por la administración.

MOORE España cuenta con un servicio de Asesoramiento fiscal en Madrid y otros puntos del país, formado por asesores fiscales con amplia experiencia y conocimientos para aplicar correctamente los criterios administrativos en cuanto a gastos deducibles y asegurar la optimización de la carga fiscal de una compañía o profesional autónomo.