Uno de los principales servicios que puede ofrecer una asesoría contable o un servicio de externalización de contabilidad, es llevar al día los libros de cuentas de una empresa, pero ¿en qué consisten exactamente estos documentos?

Los denominados libros de cuentas o libros contables son una serie de documentos estructurados en los que se registra al detalle la información contable, económica y financiera de una empresa, es decir, deben recoger todas las transacciones realizadas por la compañía para llevar un correcto control de sus operaciones. Esta herramienta es básica en toda asesoría contable.

Los libros contables son, salvo excepciones, documentos obligatorios  de carácter oficial que deben estar a disposición de las autoridades y accesibles para los auditores cuando revisan el estado y actividad de una empresa.

La función de los libros contables está ligada a los orígenes de la contabilidad y su elaboración se remonta hasta el Imperio Romano o incluso el antiguo Egipto. Hasta no hace muchos años, aún existía la obligación de que estos documentos fueran realmente libros, es decir, documentos físicos en papel de determinado formato y estructura. Sin embargo, aunque en una asesoría contable sigamos denominándolos  “libros”, en la actualidad nos referimos, en la mayoría de los casos, a documentos informáticos que cumplen los requisitos establecidos por las autoridades y convenciones contables de cada país o región.

En España, tiene obligación de llevar libros contables cualquier persona jurídica, con excepción de las actividades agrícolas, ganaderas o artesanales. Asimismo, deben llevar libros contables aquellos autónomos en régimen de estimación directa normal, aunque no tienen obligación de presentarlos en el registro mercantil, y quedan exentos los autónomos en régimen de estimación directa simplificada o por módulos.

De la información registrada en los libros contables se extraen las cuentas básicas de la empresa que son, al fin y al cabo, las categorías en que se organizan las transacciones reflejadas en los libros y que servirán para la presentación oficial de las cuentas de una compañía y, en su caso, su correspondiente presentación en el registro mercantil.

Asesoría contable: ¿Cuáles son los libros contables?

Dentro de los distintos tipos de libros contables, encontramos dos libros que son obligatorios para toda empresa:

• • El libro diario es el libro contable en el que se registran de forma cronológica cada una de las transacciones financieras de la empresa. Cada entrada o asiento en el libro diario debe incluir la fecha, el concepto o descripción de la transacción, las cuentas afectadas y el importe del débito o el crédito.
  • El libro de inventarios y cuentas anuales recoge el balance inicial detallado de la empresa, la actualización (al menos trimestral) de estos balances a lo largo del año mediante sumas y saldos de los balances, y el inventario al cierre del ejercicio.

Además, existe una serie de libros contables de carácter voluntario que resultan de gran relevancia para el correcto control de la contabilidad de la empresa o negocio:

• • El libro mayor consiste en un registro de todas las cuentas de la empresa de forma agregada y categorizada por tipo de cuenta, es decir, clasificando si se trata de activo, pasivo, ingreso, gasto o patrimonio. El libro mayor se utiliza para resumir y clasificar la información del libro diario en cuentas individuales, de manera que cada cuenta tiene una página separada donde se registran las transacciones correspondientes a esa cuenta, así como los saldos iniciales y finales.
  • Los libros auxiliares son los que se utilizan para registrar el detalle de determinadas transacciones o actividades específicas de la empresa para mantener un registro detallado de ciertas áreas de la contabilidad, como pueden ser las cuentas por cobrar o por abonar, los activos fijos, las transacciones en efectivo, etc.

Además de estos libros de cuentas básicos, la estructura específica de los libros de cuentas de una empresa puede variar según las necesidades y prácticas contables de cada compañía, así como los requisitos legales y regulatorios aplicables tanto en España como en otros mercados en los casos de empresas internacionalizadas.

El mantenimiento de los libros contables de una empresa es —además de un requisito obligatorio en determinados casos— una tarea esencial para el correcto funcionamiento y control del negocio, pero es también una tarea muy laboriosa y con cierta complejidad para personal inexperto, por lo que es conveniente contar con ayuda de profesionales. El departamento de Asesoría Contable de MOORE España ayuda a sus clientes en la organización contable-administrativa de la empresa y asesora tanto en los temas cotidianos como en consultas específicas y puntuales, mientras que el servicio de Outsourcing contable de MOORE permite externalizar al completo la contabilidad de la empresa, incluida la elaboración de los libros contables.