Las retenciones e ingresos a cuenta son un concepto que a muchos les sonará familiar por esos impuestos que se descuentan mensualmente de la nómina de cualquier trabajador, pero tienen muchas más implicaciones para los empresarios y profesionales autónomos. ¿Sabes en qué consiste exactamente y cómo aplicarlos? Te lo contamos:

De acuerdo con la definición de la Agencia Tributaria, las retenciones e ingresos a cuenta son “las cantidades que el pagador de una renta, dineraria o en especie, detrae de la misma e ingresa en el Tesoro Público”. Se trata de una norma que obliga a las empresas y autónomos a ejercer como recaudadores de Hacienda detrayendo parte del pago a sus empleados, proveedores o caseros, siempre que sean personas físicas, para ingresarlo en su nombre en las arcas públicas. Este ingreso supone un anticipo de la cuota del IRPF que debe pagar el receptor de las rentas y que más adelante se deducirá de sus declaraciones a Hacienda.

¿Quién debe hacer retenciones e ingresos a cuenta?

Los obligados a realizar retenciones e ingresos a cuenta son las empresas y los trabajadores autónomos cuando actúan en el ejercicio de su actividad económica, aunque también se aplica a otros sujetos como las comunidades de bienes y sociedades civiles o algunas comunidades de propietarios en sus pagos a administradores o conserjes.

¿Qué pagos están sujetos a retenciones e ingresos a cuenta?

Las rentas sometidas a retenciones o ingresos a cuenta son, principalmente, las siguientes:

• Los rendimientos del trabajo, es decir, los salarios de los empleados.
• Los rendimientos procedentes del arrendamiento de bienes inmuebles urbanos salvo excepciones. Dado que se trata del ámbito profesional, en este caso nos estamos refiriendo, por lo general, al alquiler de locales, oficinas, almacenes o cualquier inmueble vinculado a la actividad económica cuando el arrendador es una persona física. Cuando el arrendador es una sociedad, también se retiene, pero a cuenta del Impuesto de Sociedades.
• Los rendimientos de actividades profesionales, es decir, los trabajos realizados por los profesionales autónomos como abogados, asesores, etc.
• Los rendimientos de actividades agrícolas, ganaderas y forestales.
• Los rendimientos de las actividades en estimación objetiva de transporte de mercancía y servicios de mudanza.
• Ciertas ganancias patrimoniales como las derivadas de la transmisión de acciones.
• Los rendimientos del capital mobiliario.
• Los premios obtenidos por la participación en concursos o sorteos.
• Los rendimientos procedentes de la propiedad intelectual o industrial.
• Los rendimientos procedentes de la prestación de asistencia técnica.
• Los rendimientos procedentes de arrendamiento de bienes muebles, negocios o minas.
• La cesión del derecho a la explotación de la imagen.

Sin embargo, están exentos, entre otros, los rendimientos obtenidos como dietas y gastos de viaje, los rendimientos de las letras del tesoro, o los rendimientos de los alquileres cuando son inferiores a 900€ o si se trata de alojamiento para empleados.

¿Qué porcentajes se aplican?

Los porcentajes de retención e ingreso a cuenta del IRPF varían según el caso:

• La retención en el pago a los profesionales autónomos es del 15%, de manera que al hacer sus facturas el autónomo debe hacer constar ese -15% en el total. Este porcentaje se puede reducir al 7% en el caso de nuevos autónomos.
• La retención en el pago de alquiler de locales u oficinas al arrendador es del 19%.
• La retención en los salarios se calcula según las circunstancias personales de cada empleado, que ha de consignar su estado civil e hijos a cargo en el modelo 145 de la AEAT para determinar el importe de la retención. El porcentaje e importe de la retención debe figurar en la nómina del empleado.

¿Cómo se formalizan las retenciones e ingresos a cuenta?

La liquidación de las retenciones a cuenta con Hacienda se formaliza mediante la presentación trimestral o mensual de los modelos 111 de la Agencia Tributaria para la mayoría de los casos, ya que cuenta con apartados específicos para las retenciones en salarios, en facturas de proveedores profesionales, premios, derechos de imagen o aprovechamientos forestales. Sin embargo, las retenciones a cuenta de los alquileres se declaran mediante el modelo 115. Además, han de presentarse los modelos 190 y 180 respectivamente a modo de resumen anual.  

No ingresar una retención no es solo un error contable, sino que supone una infracción que conlleva sanciones por parte de la administración. La mejor manera de aplicar correctamente las retenciones e ingresos a cuenta tanto en facturas, pagos y nóminas como en los correspondientes modelos de la AEAT es contar con un servicio de profesionales expertos como los del área de asesoramiento tributario de MOORE España. Además, el servicio de Outsourcing de MOORE España ofrece la externalización de procesos de facturación o de la gestión de nóminas con las correctas aplicaciones de las retenciones e ingresos a cuenta.