Llevar la contabilidad de un negocio de forma correcta requiere dedicación y conocimientos para evitar errores que pongan en riesgo a la empresa, y es que los errores contables pueden crear una imagen falsa del estado financiero de una compañía, lo que dificulta la toma de decisiones estratégicas e impide controlar su liquidez. Además, la detección de esos errores en una auditoría puede provocar un resultado desfavorable de la misma, por no hablar de que los errores contables a menudo implican errores en el cumplimiento fiscal, provocando pérdidas o sanciones.

Entre los errores contables más comunes se encuentran aquellos provocados por un mal registro de la documentación y los asientos contables, a menudo resultado de una mala organización de la contabilidad, ya sea por falta de tiempo o falta de personal administrativo dedicado, pero también son muy habituales los errores de aplicación de las normas de contabilidad achacables a la falta de conocimiento o inexperiencia de las personas encargadas de la tarea.

A continuación, te resumimos algunos de los errores contables más habituales:

Errores contables de registro y organización:

• Mezclar finanzas personales y profesionales: Ocurre con demasiada frecuencia que los profesionales autónomos (pero también muchos pequeños empresarios), tienen una misma cuenta bancaria para gastos personales y gastos profesionales, o incluso mezclan artículos personales con artículos propios del negocio en una misma compra. Esta práctica dificulta separar las finanzas, ocasiona inconsistencias en la contabilidad y puede acarrear problemas con las autoridades tributarias si no se pueden distinguir de forma clara los gastos deducibles. 
• No registrar todas las transacciones: La falta de un proceso riguroso de contabilidad a menudo lleva a traspapelar facturas, olvidar su registro o, en mas casos de lo que se podría creer, obviar el registro de facturas por importes pequeños por creer que son insignificantes. Sin embargo, todo gasto o ganancia debe ser registrado para evitar inconsistencias entre los libros de cuentas y los saldos bancarios y también para poder predecir y acumular los pequeños gastos regulares.
• No realizar conciliaciones bancarias regulares: Para evitar descuadres de contabilidad es conveniente asegurar periódicamente que el saldo de las cuentas del negocio coincide con los libros contables. De esta manera es más fácil identificar si hay movimientos sin contabilizar y también es un buen sistema de control de transacciones fraudulentas.
• Falta de respaldo de documentos: La falta de facturas, recibos u otros justificantes impide llevar a la contabilidad los gastos deducibles, pero la pérdida de documentación después de estar registrada en los libros también puede suponer un grave problema en caso de auditoría o inspección fiscal, por lo que las empresas y profesionales deben contar con un sistema robusto de almacenaje, copia y archivo de esta documentación.
• Retraso en la actualización de registros: Cuando no existe personal administrativo dedicado en exclusiva a la contabilidad del negocio, es habitual que las tareas contables se retrasen hasta el último momento, lo que puede llevar a mayores dificultades en la conciliación, mayor dificultad para detectar errores y fraudes, dificultades para predecir el flujo de caja y, en última instancia, problemas de pagos.
• No prever el flujo de caja: Es imprescindible controlar y predecir el flujo de dinero efectivo que entra y sale de una empresa para asegurar su liquidez y su capacidad para afrontar todos los pagos, y para ello es necesario realizar una planificación basada en la previsión contable de ingresos y gastos regulares y extraordinarios.

Errores de aplicación de las normas contables:

• Clasificación incorrecta de las transacciones: Contabilizar una transacción en un libro incorrecto puede distorsionar el resultado de las cuentas dando una visión errónea del estado financiero. Por otra parte, la clasificación incorrecta entre las categorías deducibles dificulta tener una visión clara de los gastos recurrentes.
• Fallos en la contabilidad de las amortizaciones: Por su especial forma de deducción y por figurar en un libro contable aparte, a menudo surgen errores en la contabilización de las amortizaciones de los bienes de inversión o la correcta aplicación de sus coeficientes de amortización según las tablas aplicables.
• No aplicar el principio de devengo: Contabilizar los ingresos y gastos cuando se cobran y no cuando se genera el devengo puede llevar a contabilizar las operaciones en ejercicios fiscales incorrectos.
• Obviar los ajustes contables: Los ajustes contables a cierre de año se aplican para reflejar de manera precisa el estado financiero e incluye aspectos como, por ejemplo, la depreciación de los activos fijos, la depreciación de los activos intangibles, o la creación de previsiones para cubrir posibles pérdidas o gastos futuro.
• No aplicar las reformas fiscales: Llevar la contabilidad de una empresa implica también estar al día de los cambios normativos que afectan a la compañía. El desconocimiento de estas reformas lleva asociado el incumplimiento tributario por desconocimiento.

Para evitar los errores contables es conveniente establecer un proceso de gestión y organización consistente que asegure la recopilación y apunte de cada uno de los documentos contables sin incrementar innecesariamente la carga administrativa, pero también es muy útil el uso de un software avanzado que facilite la tarea de registro y consulta de todos los asientos y un plan de control y detección de errores. Sin embargo, lo más importante es contar con las personas adecuadas para llevar a cabo la tarea o asesorar en cuestión de contabilidad. El servicio de asesoramiento contable de MOORE España cuenta con profesionales con la experiencia y conocimientos necesarios para poder asesorar convenientemente a sus clientes a lo largo del ejercicio contable de la compañía o encargarse al completo de la tarea en el caso de aquellas empresas que opten por externalizar su contabilidad.