¿Tu negocio está preparado para hacer frente a cualquier tipo de emergencia? ¿Habéis elaborado un plan de continuidad de negocio para mitigar los efectos de un desastre?

La actividad diaria de una empresa puede verse afectada por muy diversos escenarios que ponen en peligro la continuidad del negocio e incluso la integridad de los trabajadores y las instalaciones. Aunque las denominamos “situaciones excepcionales”, la experiencia nos demuestra que no son eventos tan extraordinarios y todos tenemos en mente ejemplos recientes de situaciones que interrumpieron la actividad de muchas empresas y pusieron en riesgo su supervivencia como, por ejemplo, los incendios de este verano, el apagón eléctrico en la península ibérica, las inundaciones por la dana, la tormenta de nieve Filomena, las empresas arrasadas por el volcán de La Palma, o el confinamiento sufrido durante la pandemia ¿Cómo puede un empresario prepararse para esto?

Un plan de continuidad de negocio, también conocido como plan de contingencia o business continuity plan (BCP) es un documento que recoge un conjunto de procedimientos diseñados para garantizar la continuidad del negocio ante cualquier eventualidad. Se trata de un plan que prevé todo tipo de incidentes graves que pueden afectar a la actividad diaria de la empresa y las medidas necesarias para mitigar los efectos de dicho incidente y recuperarse de él.

¿Cómo hacer un plan de continuidad de negocio?

Para empezar, un buen plan de continuidad debe identificar cuáles sonlos procesos y funciones más críticos de la compañía y cuáles pueden ser las consecuencias de su interrupción, algo que variará de una empresa a otra dependiendo del sector de actividad y las propias características del negocio.

Por ejemplo, para un banco, el sistema más crítico puede ser el departamento de tesorería, seguido de su red de tpv y cajeros, mientras que para un laboratorio puede ser el sistema de refrigeración que conserva su stock de medicamentos. Sin embargo, para una explotación ganadera el aspecto crítico es la supervivencia de los animales ante un desastre, y para una farmacia o supermercado u otro establecimiento esencial, la prioridad será mantener el canal de venta abierto. 

El siguiente paso en la elaboración del plan de continuidad del negocio es identificar los posibles riesgos que pueden afectar a las operaciones de la empresa, y que pueden ser de muy diversa índole, como, por ejemplo:

• Desastres naturales: terremotos, incendios o fenómenos meteorológicos extremos que imposibiliten la actividad como inundaciones, nevadas copiosas o temporales de viento.
• Incidentes tecnológicos: caída de servidores, pérdida de bases de datos, interrupción de programas informáticos críticos para la actividad, ciberataques, fallos en el suministro eléctrico o en la red de telecomunicaciones, etc.
• Riesgos humanos: huelgas, disturbios, sabotajes, atentados, emergencias sanitarias, etc.

No se trata de hacer una mera enumeración, sino de dibujar los posibles escenarios, por improbables que parezcan, y determinar de qué manera puede afectar cada uno de ellos a cada uno de los aspectos necesarios para mantener el desarrollo de la actividad:

• Los trabajadores.
• Las instalaciones y maquinaria.
• Los datos e información sensible.
• La cadena de suministro.
• Los canales de venta.
• Los fondos, los ingresos o los medios de financiación.
• La reputación.

¿Qué debe incluir un plan de continuidad de negocio?

Una vez definidos los riesgos, se deben establecer estrategias de continuidad o recuperación de las actividades para cada escenario, diferenciando entre las actividades “críticas” de la empresa, del resto. En base a estos se configurarán los siguientes puntos:

• Procedimientos de emergencia suponen el grueso del plan y deben incluir instrucciones detalladas para cada escenario incluyendo aspectos tan variados como planes de evacuación, cambios a sedes alternativas, contratación de proveedores para tareas específicas, implantación de backups informáticos, etc. 
• Asignación de roles y responsabilidades a los equipos o personas encargados de liderar o llevar a cabo cada una de las acciones.
• Protocolos de activación, es decir, determinar en qué circunstancias se consideran que la empresa se enfrenta a una emergencia y se debe poner en marcha el plan de continuidad.
• Planes de comunicación para informar de la situación y las medidas tomadas, según el caso, a empleados, proveedores, clientes y/o medios de comunicación.
• Planes de recuperación para poner en marcha una vez pasada la situación de emergencia y recuperar la normalidad
• Planes de revisión y mantenimiento del propio plan de continuidad, así como la formación acerca del mismo a las personas relevantes.

La elaboración de un plan de continuidad de negocio puede ser complejo por la diversidad de escenarios que deben imaginarse y preverse con las medidas apropiadas. La consultoría de negocio, riesgos y compliance de MOORE España trabaja con empresas de todos los sectores, brindando una gama de servicios diseñados para apoyar a los clientes en el mantenimiento de sólidos marcos de gobierno corporativo, por lo que pueden ayudar en el análisis de riesgos de la entidad y el diseño de medidas de prevención y control como el Plan de Continuidad de Negocio.