Una nómina es un documento contable que funciona como recibo y justificante del pago de un salario por parte de una empresa a un trabajador. Se trata de un documento oficial, de carácter legal, cuyo contenido detalla la relación de ingresos y retenciones que obtiene un empleado como contraprestación a la realización de un trabajo durante un periodo de tiempo determinado.

La elaboración de nóminas puede ser compleja por la particularidad de sus contenidos, y los errores acarrean graves consecuencias para el empleado y la empresa, por este motivo es conveniente entender en qué consisten los conceptos, cuáles son los riesgos y qué ventajas tiene la contratación de un servicio de externalización de nóminas.

Contenido de una nómina:

Aunque cada nómina puede ser diferente en cuanto a su formato, todas deben incluir los mismos contenidos diferenciados que detallamos continuación:  

• Datos de identificación o encabezado de nómina:
  • Datos de identificación de la empresa: nombre, domicilio fiscal, CIF y código de cotización en la Tesorería General de la Seguridad Social.
  • Datos de identificación del trabajador: Nombre, DNI, número de afiliación a la seguridad social, categoría profesional, fecha de antigüedad en la empresa y código de contrato.
  • Periodo de liquidación: fechas a que corresponde la liquidación de la nómina (habitualmente un mes, pero no siempre) y el cómputo de horas correspondiente.
• Devengos:
  • Percepciones salariales: sueldo base, complementos, horas extra o complementarias, salario en especie, pluses de convenio, de nocturnidad, peligrosidad, etc.
  • Percepciones extrasalariales: indemnizaciones y suplidos, dietas, gastos de locomoción, prestaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones, etc.
• Deducciones:
  • Aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social correspondientes a los conceptos de contingencias comunes, desempleo, formación profesional y horas extras.
  • Retenciones del IRPF.
  • Otros tipos de deducciones como anticipos o valor de retribuciones en especie, préstamos, cuotas sindicales, etc.
• Líquido a percibir:
  • Resultado final de las percepciones menos las deducciones (con las pagas prorrateadas de las horas extra si es el caso) que se corresponde con la cantidad que le será ingresada al empleado.  
• Bases de cotización o pie de nómina:
  • Aportaciones que realiza la empresa a la Seguridad Social por el empleado en cuestión y que incluye el desglose por los conceptos de contingencias comunes, desempleo, formación o fondo de garantía salarial.

Errores en la elaboración de nóminas

Aunque puede ser una tentación utilizar plantillar genéricas para elaborar las nóminas de los empleados, es importante recordar que cada nómina es diferente puesto que la situación de cada empleado es particular en cuanto a su antigüedad, categoría, horas trabajadas, períodos de baja, dietas o pluses. Los errores más habituales en la elaboración de nóminas resultan de no tener en cuenta estas diferencias. El cálculo de cada concepto, además de laborioso, puede ser complejo si no se tiene la información correcta en cada caso o no se utilizan programas específicos para su elaboración.

Además, es necesario estar al tanto en los cambios de normativa laboral para incluir nuevos conceptos en las nóminas (como por ejemplo el MEI introducido recientemente) o aplicar correctamente las subidas de salario mínimo. Del mismo modo, es imprescindible estar al tanto de la renovación de los distintos convenios sectoriales para poder aplicar las categorías, conceptos o porcentajes que se desprendan de los mismos.

Es conveniente señalar que los errores en las nóminas no son meramente formales, sino que tienen implicaciones en la vida laboral de los empleados, sus declaraciones de la renta, su prestación por desempleo o su pensión y, de igual manera, pueden tener repercusiones en la empresa.

Si se detectan irregularidades en las nóminas de los empleados en una inspección de trabajo, la empresa será, con toda seguridad, sancionada. Las multas por infracciones leves, referidas a elementos formales o errores menores, van desde 70€ a 750€ por nómina. En el caso de las infracciones graves que afectan al error en el pago a los empleados o a las cotizaciones a la Seguridad Social, las sanciones pueden llegar a los 7.500€, mientras que las infracciones muy graves en las que se demuestra el fraude o la manipulación deliberada, pueden alcanzar los 225.000€ de multa. Además, la incorrecta elaboración de nóminas puede dar lugar a demandas laborales por parte de los empleados.

Ventajas de la externalización de nóminas

Para poder elaborar las nóminas de todos los empleados sin dificultad ni errores es conveniente contar con un programa de gestión y cálculo apropiados. Además, es necesario hacer seguimiento de la situaciones particulares de cada empleado y, sobre todo, es imprescindible contar con profesionales con el conocimiento y la experiencia adecuados para esta labor.

El departamento asesoramiento laboral de MOORE España ayuda a sus empresas cliente en la administración de personal, lo que incluye aspectos como la elección del convenio colectivo aplicable, la correcta aplicación de las cotizaciones de la Seguridad Social y retenciones de IRPF en las nóminas de los empleados.

Además, MOORE España, mediante su departamento de Outsourcing, también ofrece un servicio de externalización de nómina mediante el que se libera a la empresa cliente de esta tarea administrativa para gestionar al completo el proceso de elaboración de las nóminas, envío de datos, altas y bajas a la Seguridad Social, confección de los modelos tributarios relativos a las retenciones de IRPF, y preparación de los resúmenes anuales de costes y cotizaciones.