La factura electrónica ha sido señalada como parte fundamental del proceso de digitalización y modernización del tejido empresarial español, y por este motivo se está fomentando o imponiendo su uso desde la administración. Sin embargo, debido a las implicaciones que tiene en la carga administrativa diaria de las empresas, su extensión se está realizando en distintas fases hasta la completa generalización que se espera en los próximos años.

El concepto de factura electrónica está recogido en el reglamento español desde el año 2012, a través del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, en el que se establece su definición como “aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación para cualquier factura en papel y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.

Desde esta fecha se reconoce a la factura electrónica la misma validez que a la factura en papel, y se promueve su uso con respecto a esta. Para ello, a partir del año 2015 se estableció su uso obligatorio para trabajar como proveedor de la Administración Pública y varias comunidades autónomas regularon a su vez sobre sus propias plataformas de facturación.

En un paso más hacia la extensión de su uso, la denominada ley Crea y Crece, aprobada en septiembre de 2022, estableció la obligación de facturación electrónica para todos aquellos autónomos o empresas que ejerzan de proveedores para otras empresas, es decir, para las relaciones comerciales privadas entre profesionales y empresas.

Dentro de esta categoría se establecen dos fases: en primer lugar deberán adoptar la factura electrónica les empresas y autónomos cuya facturación sea superior a los 8 millones de euros anuales, que tendrán un año para adaptarse a partir de la publicación del reglamento. Por su parte, las pymes y profesionales con facturación inferior a los 8 millones tendrán dos años de adaptación antes de la obligatoriedad de uso.

Precisamente, la publicación del reglamento que determinará los aspectos técnicos obligatorios es lo que está retrasando la puesta en marcha de la ley, en un primer momento por la apertura de una consulta pública y posteriormente por la convocatoria anticipada de elecciones.

Ventajas e inconvenientes en la adaptación a la factura electrónica

La administración ha hecho énfasis en señalar las ventajas que supone la adopción de la factura electrónica tanto para proveedores como clientes e incluso la propia administración. Entre ellas cabe citar las siguientes:

• Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
• Reducir errores humanos.
• Eliminar costes de impresión y envío postal.
• Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
• Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento.
• Mejorar el servicio al cliente.
• Eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente.
• Facilitar la lucha contra el fraude.
• Subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión.
• Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Sin embargo, el proceso de adaptación y la definición final del reglamento también puede traer complicaciones a la empresas y los autónomos, entre ellas, los costes de digitalización relativos a los programas informáticos necesarios. Para ello se han puesto en marcha subvenciones como las ofrecidas en el denominado kit digital, que cubren el gasto de adquisición e implementación de soluciones digitales para la elaboración, gestión y almacenamiento de facturas electrónicas.

Además, la utilización de nuevos programas de facturación requerirá de nuevos conocimientos y adaptación de tareas por parte del personal encargado de las labores de administración, trabajos que en el caso de las pequeñas empresas y autónomos, no son llevadas a cabo por expertos en el campo.

Los profesionales de MOORE España asesoran a sus clientes acerca de las nuevas regulaciones que afectan a la administración cotidiana de las empresas como puede ser la factura electrónica, pero sus servicios van mucho más allá, desde la ayuda para solicitar el kit digital para poder financiar soluciones digitales, hasta la externalización de los procesos de facturación, pagos y cobros a cargo del servicio de Outsourcing de la firma.